SaaS-abonnemangsvillkor och personuppgiftsbiträdesavtal

1.1. Elektroniskt godkännande. Dessa villkor utgör ett bindande avtal mellan Sajva AB ("Sajva", "vi") och den juridiska person som anges i orderbekräftelsen ("Kunden", "ni"). Avtalet ingås när en behörig företrädare för Kunden slutför onlinebeställningen och uttryckligen godkänner dessa villkor och personuppgiftsbiträdesavtalet (DPA), och Sajva bekräftar ordern elektroniskt.

Ingen handskriven eller kvalificerad elektronisk underskrift krävs för självbetjäningsabonnemang. Kryssrutan i kassan – "Jag bekräftar att jag är behörig att binda [Kunden] och godkänner SaaS-abonnemangsvillkoren och DPA:n" – utgör ett uttryckligt godkännande.

1.2. Behörighet att binda Kunden. Den person som slutför beställningen intygar och garanterar att hen har behörighet att binda Kunden. Sajva kan begära bevis på sådan behörighet. Om personen saknar behörighet kan hen bli personligen ansvarig för förpliktelser enligt dessa villkor.

1.3. Vad som utgör avtalet. Följande dokument utgör tillsammans det fullständiga avtalet ("Avtalet"): dessa SaaS-abonnemangsvillkor; orderbekräftelsen som Sajva utfärdar efter betalning; personuppgiftsbiträdesavtalet (godkänt i kassan); samt den tillämpliga planbeskrivningen (gällande version vid tidpunkten för beställningen). Vid en eventuell konflikt har orderbekräftelsen företräde framför dessa villkor i kundspecifika frågor; dessa villkor har företräde framför planbeskrivningen i juridiska frågor.

1.4. Versionshistorik. Sajva för en versionshistorik över dessa villkor. Versionsnumret och datumet högst upp i dokumentet anger vilken version respektive kund har godkänt. Tidigare versioner fortsätter att gälla för abonnemang som ingåtts under dem.

2.1. Vad Sajva tillhandahåller. Mot betalning och enligt dessa villkor ger Sajva Kunden en icke-exklusiv, icke-överlåtbar rätt att använda Sajvas AI-drivna plattform för automatisering av ESG-formulär ("Tjänsten") under abonnemangsperioden. Tjänsten omfattar de funktioner som anges i planbeskrivningen för Kundens valda plan.

2.2. AI-genererade utdata – utkast som kräver mänskligt godkännande. Tjänsten använder artificiell intelligens för att ta fram utkast till svar på ESG-formulär. Varje AI-genererat utkast måste granskas och godkännas av en behörig användare hos Kunden innan det skickas till någon tredje part. Tjänsten är utformad för att stödja mänskligt beslutsfattande, inte att ersätta det.

• AI-information: Sajva-plattformen använder AI för att ta fram utkast till svar på formulär.
• Inget svar skickas automatiskt – alla utdata kräver mänsklig granskning och godkännande innan de skickas.
• Kunden ansvarar för riktigheten i varje godkänt och skickat svar.

2.3. EU:s AI-förordning och transparens. Artikel 50 i EU:s AI-förordning ålägger leverantörer och användare av vissa AI-system transparenskrav, bland annat en skyldighet att märka AI-genererad text som publiceras för att informera allmänheten i frågor av allmänt intresse. Den skyldigheten gäller inte när innehållet har genomgått mänsklig granskning eller redaktionell kontroll och en fysisk eller juridisk person bär redaktionellt ansvar för publiceringen (art. 50.4) – vilket exakt beskriver hur utdata hanteras i Tjänsten enligt §2.2: inget utkast skickas någonsin utan Kundens egen granskning och godkännande. Sajva informerar om AI-användningen enligt §2.2 oavsett om artikel 50 oberoende skulle kräva det för den här affärstjänstens användningsfall. Artikel 50.2:s separata skyldighet att maskinmärka syntetiskt innehåll träder i kraft den 2 december 2026; Sajva uppdaterar det här avsnittet innan dess om det blir tillämpligt på Tjänstens utdata.

2.4. Vad Sajva inte tillhandahåller. Tjänsten är ett verktyg för utkast och automatisering. Sajva garanterar inte riktigheten eller den rättsliga korrektheten i AI-genererade utdata; tillhandahåller inte juridisk rådgivning, redovisningsrådgivning eller annan professionell rådgivning; garanterar inte att svar accepteras av Kundens uppdragsgivare eller någon tillsynsmyndighet; och verifierar inte riktigheten i Kundens underliggande hållbarhetsdata.

2.5. Ändringar av Tjänsten. Sajva kan uppdatera, förbättra eller ändra Tjänsten. Om en ändring väsentligt minskar funktionaliteten i Kundens plan lämnar Sajva trettio (30) dagars skriftligt förhandsbesked. Kunden kan säga upp avtalet innan ändringen träder i kraft om Kunden inte accepterar en väsentlig försämring.

3.1. Betalning vid självbetjäning. För självbetjäningsabonnemang debiteras avgiften i förskott på det betalningssätt som anges i kassan. Kunden ger Sajva och dess betaltjänstleverantör rätt att automatiskt debitera tillämpliga återkommande avgifter (och moms i förekommande fall) vid ingången av varje faktureringsperiod. Fakturabetalning erbjuds endast om Sajva uttryckligen godkänt det skriftligen.

3.2. Prissättning och moms. Priserna är de som visas i kassan och i orderbekräftelsen, exklusive moms. Moms tillkommer med tillämplig sats där lagen kräver det. Sajva utfärdar en momsfaktura eller ett kvitto till Kundens registrerade e-postadress efter varje genomförd betalning.

3.3. Misslyckade betalningar. Om en återkommande betalning misslyckas kommer Sajva att: försöka igen med rimliga intervall; underrätta Kunden via e-post; och medge en anståndsperiod på sju (7) dagar från det misslyckade betalningsdatumet. Om betalning inte mottagits inom anståndsperioden kan Sajva stänga av åtkomsten till Tjänsten. Åtkomsten återställs när betalning mottagits. Avstängning fritar inte Kunden från betalningsskyldigheten.

3.4. Prisändringar. Sajva kan justera abonnemangsavgifter genom att lämna trettio (30) dagars skriftligt förhandsbesked före förnyelsedatumet. Prisändringar träder i kraft från nästa förnyelseperiod. Om Kunden inte accepterar det nya priset kan Kunden säga upp avtalet före förnyelsedatumet.

3.5. Automatisk förnyelse. Abonnemang förnyas automatiskt vid slutet av varje faktureringsperiod (månadsvis eller årsvis) om de inte sägs upp före den förnyelsetidpunkt som visas i Kundens konto.

3.6. Uppsägning. Kunden kan säga upp avtalet när som helst via kontoinställningarna. Uppsägningen träder i kraft vid slutet av den innevarande förbetalda faktureringsperioden – Kunden behåller åtkomsten fram till dess. Ingen återbetalning görs för återstående förbetald period, förutom när tvingande lag kräver det eller när Sajva säger upp avtalet av annan anledning än Kundens avtalsbrott.

• Månadsabonnemang: säg upp när som helst; åtkomsten upphör vid slutet av innevarande månad.
• Årsabonnemang: säg upp när som helst; åtkomsten upphör vid slutet av innevarande årsperiod. Sajva skickar en förnyelsepåminnelse minst 14 dagar före den årliga debiteringen.

4.1. Äganderätt till Kunddata. "Kunddata" avser all hållbarhetsinformation, dokument, formulär och annan data som Kunden laddar upp till eller behandlar genom Tjänsten. Kunden behåller samtliga rättigheter till Kunddata. Sajva förvärvar inga immateriella rättigheter till Kunddata.

4.2. Licens att behandla. Kunden ger Sajva en begränsad licens att lagra och behandla Kunddata enbart för att tillhandahålla Tjänsten. Sajva kommer inte att använda Kunddata för något annat ändamål – inklusive att träna eller förbättra AI-modeller – utan Kundens föregående skriftliga samtycke.

4.3. Träning av AI-modeller. Kunddata används inte för att träna, finjustera eller förbättra någon AI-modell som drivs av Sajva eller av Sajvas AI-leverantörer. Sajva konfigurerar sina AI-leverantörer, där det är avtalsmässigt och tekniskt möjligt, till att inaktivera träning på Kundens indata och utdata. Tillämpliga leverantörer och deras villkor för dataanvändning listas i underbiträdeslistan (tillgänglig på sajva.ai/legal).

4.4. Personuppgiftsbiträdesavtal. Det DPA som godkänns i kassan reglerar Sajvas behandling av personuppgifter som ingår i Kunddata och utgör en del av detta Avtal. Sajva behandlar personuppgifter som personuppgiftsbiträde åt Kunden, som är personuppgiftsansvarig enligt GDPR.

4.5. Datas placering och internationella överföringar. Kunddata hostas huvudsakligen på servrar inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Vissa godkända underbiträden kan behandla begränsad data utanför EES där en laglig överföringsmekanism finns på plats. Där den mekanismen är EU-kommissionens adekvansbeslut för USA (Data Privacy Framework) tillämpar Sajva även EU-kommissionens standardavtalsklausuler som ytterligare skydd. Den aktuella underbiträdeslistan anger varje leverantör, dess roll och tillämplig överföringsmekanism.

4.6. Säkerhet. Sajva implementerar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda Kunddata, inklusive kryptering i vila och under överföring, rollbaserad åtkomstkontroll, loggning för spårbarhet och regelbundna säkerhetsgranskningar. Aktuella tekniska detaljer beskrivs i säkerhetsöversikten (tillgänglig på begäran). Sajva underrättar Kunden utan onödigt dröjsmål – och senast inom 48 timmar – om en personuppgiftsincident som påverkar Kunddata.

4.7. Lagring och radering. Sajva lagrar Kunddata under abonnemangets löptid och i trettio (30) dagar efter uppsägning, under vilken tid Kunden kan exportera sin data. Efter denna period raderas Kunddata på ett säkert sätt, om inte längre lagring krävs enligt lag. Skriftlig bekräftelse på radering finns tillgänglig på begäran.

Se den fristående sidan Godkänd användning för en lättläst version av det här avsnittet – den återger samma regler, inte andra.

5.1. Tillåten användning. Kunden får använda Tjänsten enbart för sin egen interna affärsverksamhet – specifikt för att hjälpa till att besvara ESG- och hållbarhetsformulär som mottagits från Kundens uppdragsgivare. Kunden får inte sälja vidare eller ge annan part licens att använda Tjänsten.

5.2. Kundens ansvar. Kunden ansvarar för: att all uppladdad information är korrekt och laglig; att granska och godkänna alla AI-genererade utkast innan de skickas; att hålla inloggningsuppgifter säkra; att Kundens behöriga användare följer dessa villkor; samt att inhämta det samtycke som krävs för att lämna personuppgifter till Sajva.

5.3. Förbjudet agerande. Kunden får inte: använda Tjänsten för att lämna falsk eller vilseledande hållbarhetsinformation; försöka dekompilera eller extrahera Tjänstens källkod; komma åt eller försöka komma åt en annan kunds data; ladda upp olagligt innehåll; eller använda Tjänsten i strid med tillämplig lag.

6.1. Sajvas immateriella rättigheter. Sajva behåller samtliga immateriella rättigheter till Tjänsten, inklusive plattformen, AI-modellerna, algoritmerna, programvaran, dokumentationen och varumärket. Dessa villkor överför inga äganderätter till Sajvas immateriella rättigheter till Kunden.

6.2. Kundens rättigheter i utdata. Kunden behåller samtliga rättigheter till Kunddata. I den mån Sajva skulle förvärva några rättigheter till kundspecifika utdata som genereras av Tjänsten, överlåter Sajva dessa rättigheter till Kunden när Kunden godkänner utdatat. Kunden får använda, ändra och skicka godkända utdata till sina uppdragsgivare utan begränsning. Sajva behåller samtliga rättigheter till plattformen, generiska mallar, modeller och allmänt kunnande – inget av detta överförs genom denna bestämmelse.

Vardera part ska hålla konfidentiell all icke-offentlig information som mottagits från den andra parten i samband med detta Avtal och inte använda den för något annat ändamål än att fullgöra förpliktelser enligt detta Avtal. Denna skyldighet gäller inte information som är allmänt tillgänglig utan den mottagande partens förskyllan, redan var känd, tagits fram oberoende, eller måste lämnas ut enligt lag. Sekretesskyldigheten gäller i två (2) år efter uppsägning, och utan tidsbegränsning för affärshemligheter.

8.1. Sajvas garanti. Sajva garanterar att Tjänsten i allt väsentligt fungerar i enlighet med planbeskrivningen och att Sajva implementerar och upprätthåller lämpliga säkerhetsåtgärder. Om Tjänsten inte uppfyller denna garanti är Kundens enda påföljd att Sajva vidtar rimliga åtgärder för att avhjälpa felet inom rimlig tid.

8.2. Ansvarsfriskrivning. Utöver vad som anges i §8.1 tillhandahålls Tjänsten "i befintligt skick". Sajva garanterar inte att Tjänsten är fri från avbrott eller fel, eller att AI-genererade utkast är korrekta, fullständiga eller accepteras av tredje part. Kunden ansvarar för att granska och godkänna alla utdata före användning. Detta begränsar inte Sajvas ansvar för att driva Tjänsten i allt väsentligt enligt detta Avtal, upprätthålla överenskomna säkerhetsåtgärder, eller behandla Kunddata enligt dokumenterade instruktioner.

8.3. Ansvarsbegränsning. Sajvas sammanlagda ansvar enligt eller i samband med detta Avtal (oavsett om det grundas i avtal, utomobligatoriskt eller på annat sätt) ska inte överstiga: för allmänna krav – de totala avgifter Kunden betalat eller ska betala under de tolv (12) månader som föregår händelsen som givit upphov till kravet; för krav som rör dataskydd och säkerhet – två (2) gånger den årliga abonnemangsavgiften.

8.4. Undantagna skador. I den utsträckning lagen tillåter ansvarar Sajva inte för: indirekta, följd- eller särskilda skador; utebliven vinst eller inkomst; förlorade avtal; eller förlorad data – även om Sajva informerats om risken för sådana skador.

8.5. Undantag. Begränsningarna i §§8.3 och 8.4 gäller inte: dödsfall eller personskada orsakad av vårdslöshet; bedrägeri eller vilseledande; eller ansvar som inte kan begränsas enligt tvingande svensk lag.

8.6. Kundens skadeslöshetsåtagande. Kunden ska hålla Sajva skadeslöst mot krav från tredje part som uppstår till följd av: Kunddata som är olaglig, intrångsgörande eller väsentligt felaktig; eller Kundens uppsåtliga missbruk av Tjänsten i strid med dessa villkor. Detta åtagande gäller inte där kravet uppstår till följd av att Sajva inte tillhandahållit Tjänsten i enlighet med detta Avtal.

9.1. Avtalstid. Detta Avtal börjar gälla på orderbekräftelsens datum och löper till dess det sägs upp enligt dessa villkor.

9.2. Uppsägning på grund av avtalsbrott. Endera part får säga upp avtalet med omedelbar verkan genom skriftligt meddelande om den andra parten väsentligt bryter mot detta Avtal och inte avhjälper avtalsbrottet inom fjorton (14) dagar efter skriftlig underrättelse, eller blir insolvent eller upphör med sin verksamhet.

9.3. Verkan av uppsägning. Vid uppsägning: upphör åtkomsten till Tjänsten vid slutet av den förbetalda perioden; Kunden har trettio (30) dagar på sig att exportera Kunddata; efter trettio (30) dagar raderas Kunddata; och alla upplupna betalningsförpliktelser kvarstår. §§6, 7, 8 och 10 fortsätter att gälla efter uppsägning.

10.1. Uppdateringar av dessa villkor. Sajva kan uppdatera dessa villkor när det rimligen krävs på grund av ändringar i Tjänsten, tillämplig lag, säkerhetskrav eller affärsverksamheten. Väsentliga ändringar meddelas minst trettio (30) dagar i förväg via e-post. Ändringar träder i kraft från nästa förnyelseperiod om inte tidigare tillämpning krävs enligt lag eller för att hantera en akut säkerhetsrisk. Om en ändring väsentligt missgynnar Kunden kan Kunden säga upp avtalet innan ändringen träder i kraft. Sajva för en versionshistorik över alla tidigare villkor.

10.2. Överlåtelse. Kunden får inte överlåta detta Avtal utan Sajvas föregående skriftliga samtycke. Sajva får överlåta detta Avtal till en efterträdande juridisk person genom skriftligt meddelande.

10.3. Force majeure. Ingen part ansvarar för utebliven prestation till följd av händelser utanför partens rimliga kontroll, förutsatt att omedelbart meddelande lämnas och rimliga ansträngningar görs för att återuppta prestationen.

10.4. Meddelanden. Meddelanden skickas via e-post till de adresser som anges i orderbekräftelsen. Ett meddelande anses mottaget nästa arbetsdag efter avsändandet. Endera part kan uppdatera sin meddelandeadress skriftligen.

10.5. Fullständigt avtal. Detta Avtal utgör parternas fullständiga överenskommelse avseende Tjänsten och ersätter alla tidigare diskussioner. En eventuell inköpsorder från Kunden utgör inte en del av detta Avtal.

10.6. Tillämplig lag. Detta Avtal regleras av svensk lag. Tvister ska i första hand lösas genom förhandling i god tro. Om tvisten inte lösts inom trettio (30) dagar avgörs den av allmän domstol i Sverige, med Stockholms tingsrätt som första instans.

10.7. Språk. Detta Avtal publiceras på engelska och på svenska. Den engelska texten är originalet och gäller; den svenska texten är en översättning som tillhandahålls för tillgänglighetens skull. Vid en eventuell avvikelse mellan de två gäller den engelska texten.

Införlivat i och utgör en del av SaaS-abonnemangsvillkoren. Detta DPA reglerar Sajvas behandling av personuppgifter för Kundens räkning enligt kraven i artikel 28 GDPR. Det godkänns elektroniskt tillsammans med SaaS-abonnemangsvillkoren i kassan.

D.1 Föremål, art, syfte och varaktighet. Föremål: Sajva behandlar personuppgifter för att tillhandahålla tjänsten för automatisering av ESG-formulär. Art: insamling, lagring, hämtning, användning och radering av personuppgifter. Syfte: att leverera Tjänsten enligt beskrivningen i SaaS-abonnemangsvillkoren. Varaktighet: under abonnemangets löptid och i trettio (30) dagar efter uppsägning, varefter uppgifterna raderas.

D.2 Kategorier av personuppgifter och registrerade. Behandlade uppgifter kan omfatta: namn, e-postadresser, befattningar och underskrifter tillhörande Kundens anställda eller undertecknare av uppladdade dokument. Registrerade är Kundens anställda och alla individer som namnges i uppladdade formulär eller hållbarhetsdokument.

D.3 Sajvas skyldigheter som personuppgiftsbiträde:

• Behandla personuppgifter endast enligt Kundens dokumenterade instruktioner (inklusive vad som anges i detta DPA), om inte annat krävs enligt EU-rätt eller svensk rätt – i så fall underrättar Sajva Kunden om inte det är förbjudet enligt lag
• Säkerställa att personer som är behöriga att behandla personuppgifter är bundna av sekretessförpliktelser
• Implementera lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder enligt artikel 32 GDPR
• Inte anlita nya underbiträden utan att lämna trettio (30) dagars förhandsbesked – Kunden kan invända på rimliga grunder
• Bistå Kunden vid hantering av registrerades rättigheter (tillgång, rättelse, radering, dataportabilitet, begränsning, invändning)
• Bistå Kunden med att uppfylla sina skyldigheter enligt artiklarna 32–36 GDPR, inklusive säkerhet, anmälan av personuppgiftsincidenter, konsekvensbedömningar och förhandssamråd
• Underrätta Kunden utan onödigt dröjsmål – och inom 48 timmar – om en personuppgiftsincident
• Radera eller återlämna samtliga personuppgifter vid uppsägning enligt instruktion – standard är radering efter trettio (30) dagar; Kunden kan begära återlämnande innan dess
• Ge Kunden tillgång till all information som rimligen krävs för att visa efterlevnad, samt medge och bidra till granskningar som utförs av Kunden eller en utsedd revisor med rimligt förhandsbesked
• Informera Kunden om en instruktion enligt Sajvas uppfattning strider mot GDPR eller annan tillämplig dataskyddslagstiftning

D.4 Underbiträden. Sajva anlitar underbiträden för att leverera Tjänsten. Den aktuella underbiträdeslistan (publicerad på sajva.ai/legal) anger varje underbiträde, dess roll, plats och tillämplig överföringsmekanism. Sajva lämnar trettio (30) dagars förhandsbesked om ett nytt eller ändrat underbiträde. Om Kunden invänder på rimliga grunder arbetar parterna tillsammans i god tro för att hitta en lösning; om ingen lösning hittas kan Kunden säga upp avtalet.

D.5 Internationella överföringar. När ett underbiträde kräver överföring av personuppgifter utanför EES säkerställer Sajva att en laglig överföringsmekanism finns på plats innan överföringen sker. Mekanismen är inte densamma för alla leverantörer, och underbiträdeslistan anger vilken som gäller för var och en. Vid överföringar till USA är det antingen EU-kommissionens adekvansbeslut (Data Privacy Framework) när leverantören är självcertifierad under det, kompletterat med EU-kommissionens standardavtalsklausuler, eller – när leverantören inte är självcertifierad – dessa standardavtalsklausuler på egen hand enligt artikel 46.2 c GDPR. Adekvansbeslutet fastställdes av EU:s tribunal den 3 september 2025 och gäller fortfarande; ett överklagande är anhängigt vid EU-domstolen (mål C-703/25 P) utan fastställt förhandlingsdatum. Sajva följer utvecklingen och uppdaterar överföringsmekanismen utan att invänta nästa planerade revidering av detta Avtal om utfallet kräver det. Detaljer anges i underbiträdeslistan.

D.6 Kundens skyldigheter som personuppgiftsansvarig. Kunden bekräftar att Kunden har laglig grund för att lämna personuppgifter till Sajva, att registrerade har informerats om behandlingen enligt artiklarna 13–14 GDPR, och att Kunden kommer att fullgöra sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig.

D.7 Ansvar. Vardera part ansvarar gentemot den andra för skador som orsakats av partens avtalsbrott mot detta DPA. Mellan parterna gäller ansvarsbestämmelserna i §8 i SaaS-abonnemangsvillkoren, med undantaget att det inte finns någon ansvarsbegränsning för uppsåtligt eller grovt vårdslöst brott mot dataskyddsförpliktelser.

Sajva AB, org.nr 559591-2212, Stockholm, Sverige. Underbiträdeslistan och säkerhetsöversikten underhålls som separata versionshanterade dokument på sajva.ai/legal. Företagskunder bör använda företagsorderformuläret istället för självbetjäningskassan.